Положение об управлении делами администрации МО ГО «Сыктывкар»
  1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

    1. Управление делами администрации МО ГО «Сыктывкар» (далее — Управление) является функциональным органом администрации МО ГО «Сыктывкар» и находится в непосредственном подчинении заместителя главы администрации МО ГО «Сыктывкар», курирующего деятельность Управления.

    2. В своей деятельности Управление руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом Российской Федерации от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»; Федеральным законом Российской Федерации от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»; Федеральным законом от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции»; Федеральным законом Российской Федерации от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»; Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; Федеральным законом Российской Федерации от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»; Федеральным законом Российской Федерации от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»; Конституцией Республики Коми; Законом Республики Коми от 07.12.2005 № 122-РЗ «О регулировании некоторых вопросов в области архивного дела на территории Республики Коми»; Законом Республики Коми от 21.12.2007 № 133-РЗ «О некоторых вопросах муниципальной службы в Республике Коми»; Законом Республики Коми от 29.09.2008 № 82-РЗ «О противодействии коррупции в Республике Коми»; Законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Коми, регламентирующими муниципальную службу; Уставом МО ГО «Сыктывкар»; решениями Совета МО ГО «Сыктывкар»; постановлениями и распоряжениями администрации МО ГО «Сыктывкар»; Регламентом работы администрации МО ГО «Сыктывкар»; Правилами внутреннего трудового распорядка администрации МО ГО «Сыктывкар»; Инструкцией по организации делопроизводства в администрации МО ГО «Сыктывкар»; Порядком рассмотрения обращений граждан, поступивших в администрацию МО ГО «Сыктывкар»; Положением об Управлении и иными нормативными правовыми актами применительно к осуществлению функций Управления.

    3. Управление осуществляет свою деятельность во взаимодействии с отраслевыми (функциональными), территориальными органами администрации МО ГО «Сыктывкар», а также с государственными органами, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями, организациями и гражданами по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.

    4. Положение об Управлении утверждается постановлением администрации МО ГО «Сыктывкар».

    5. Начальник Управления назначается и освобождается от должности распоряжением администрации МО ГО «Сыктывкар» по представлению заместителя главы администрации МО ГО «Сыктывкар», курирующего деятельность Управления.

    6. Структура и численность работников Управления утверждается главой администрации МО ГО «Сыктывкар».

    7. В Управлении хранятся печати администрации МО ГО «Сыктывкар» (далее — печати): гербовая печать администрации МО ГО «Сыктывкар», круглая печать с надписью «Отдел работы с документами управления делами администрации МО ГО «Сыктывкар», штампы, необходимые для деятельности Управления. Печати хранятся и используются согласно Инструкции по организации делопроизводства в администрации МО ГО «Сыктывкар». Печати хранятся в отделе работы с документами Управления, штампы – в соответствующих отделах Управления. Ответственность за их хранение несут заведующие отделами Управления.

  2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

    Основными задачами Управления являются:

    1. Осуществление координации деятельности отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации МО ГО «Сыктывкар» по вопросам контроля за своевременным и качественным исполнением поручений главы администрации МО ГО «Сыктывкар».

    2. Мониторинг, обобщение и анализ результатов работы по исполнению отраслевыми (функциональными) и территориальными органами администрации МО ГО «Сыктывкар» поручений главы администрации МО ГО «Сыктывкар».

    3. Осуществление координации и контроля деятельности отраслевых (функциональных), территориальных органов администрации МО ГО «Сыктывкар» по предоставлению муниципальных услуг и осуществлению функций муниципального контроля.

    4. Организация деятельности по своевременному рассмотрению обращений юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, общественных объединений граждан (далее — документы), поступающих на имя главы администрации МО ГО «Сыктывкар», заместителей главы администрации МО ГО «Сыктывкар», в адрес администрации МО ГО «Сыктывкар», в соответствии с инструкцией по организации делопроизводства в администрации МО ГО «Сыктывкар».

    5. Организация общего контроля за соблюдением сроков исполнения документов, поступающих на имя главы администрации МО ГО «Сыктывкар», заместителей главы администрации МО ГО «Сыктывкар», в адрес администрации МО ГО «Сыктывкар», отраслевыми (функциональными), территориальными органами администрации МО ГО «Сыктывкар».

    6. Обеспечение своевременной подготовки и отправки документов из администрации МО ГО «Сыктывкар».

    7. Обеспечение своевременного и качественного выполнения копировально-множительных работ.

    8. Предоставление муниципальных услуг согласно Реестру муниципальных услуг, предоставляемых администрацией МО ГО «Сыктывкар».

    9. Организация хранения, комплектования, учета и использования документов, принятых на хранение архивным сектором Управления.

    10. Создание и совершенствование справочно-поисковых баз данных документов, принятых на хранение архивным сектором Управления.

    11. Организация деятельности по своевременному и качественному рассмотрению отраслевыми (функциональными), территориальными органами администрации МО ГО «Сыктывкар» обращений граждан, запросов федеральных, республиканских органов представительной и исполнительной власти, других организаций по обращениям граждан, поступающих на имя главы администрации МО ГО «Сыктывкар», заместителей главы администрации МО ГО «Сыктывкар», в адрес администрации МО ГО «Сыктывкар».

    12. Координация деятельности отраслевых (функциональных), территориальных органов администрации МО ГО «Сыктывкар» по соблюдению сроков рассмотрения обращений граждан, поручений главы администрации МО ГО «Сыктывкар» по итогам проведения личного приёма граждан.

    13. Организация подготовки и проведения личного приема граждан главой администрации МО ГО «Сыктывкар», заместителями главы администрации МО ГО «Сыктывкар».

    14. Хозяйственное, материально-техническое обеспечение деятельности отраслевых (функциональных) органов администрации МО ГО «Сыктывкар».

    15. Обеспечение транспортного обслуживания администрации МО ГО «Сыктывкар».

    16. Создание условий для труда и организация рабочих мест сотрудников администрации МО ГО «Сыктывкар».

    17. Организация работы по обеспечению и награждению Почетными грамотами, Благодарностями, Благодарственными письмами, поздравительными открытками.

    18. Обеспечение своевременной доставки деловых бумаг, писем, пакетов до адресатов.

    19. Решение задач мобилизационной подготовки, гражданской обороны, предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций, в пределах компетенции Управления.

             

  3. ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ

    В соответствии с возложенными задачами Управление выполняет следующие функции:

    1. Осуществляет контроль за своевременным и качественным исполнением:

    — поручений главы администрации МО ГО «Сыктывкар»;

    — поручений Президента Российской Федерации;

    — поручений Правительства Российской Федерации;

    — поручений Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми.

    2. Осуществляет учет и анализ результатов исполнений поручений, методическое руководство деятельностью по вопросам контроля.

    3. Осуществляет подготовку, обобщение и представление главе администрации МО ГО «Сыктывкар» и заместителю главы администрации МО ГО «Сыктывкар», курирующему деятельность Управления, информацию о результатах исполнения поручений.

    4. Осуществляет обеспечение главы администрации МО ГО «Сыктывкар» информационно-аналитическими и экспертными материалами в пределах компетенции Управления.

    5. Осуществляет координацию и контроль деятельности отраслевых (функциональных), территориальных органов администрации МО ГО «Сыктывкар» по предоставлению муниципальных услуг.

    6. Обеспечивает координацию деятельности администрации МО ГО «Сыктывкар» по вопросам муниципального контроля, осуществляемого отраслевыми (функциональными), территориальными органами администрации МО ГО «Сыктывкар».

    7. Осуществляет подготовку, обобщение и представление главе администрации МО ГО «Сыктывкар» и заместителю главы администрации МО ГО «Сыктывкар», курирующему деятельность Управления, годового плана работы администрации МО ГО «Сыктывкар» и сводных ежеквартальных отчетов о его выполнении.

    8. Осуществляет прием, предварительное рассмотрение, регистрацию в системе электронного документооборота администрации МО ГО «Сыктывкар» документов, поступающих на имя главы администрации МО ГО «Сыктывкар», его заместителей, в адрес администрации МО ГО «Сыктывкар»; направляет документы на оформление резолюции (поручения) главе администрации МО ГО «Сыктывкар», его заместителям в соответствии с компетенцией, вносит содержание резолюции (поручения) в систему электронного документооборота администрации МО ГО «Сыктывкар», направляет документы с резолюцией (поручением) в соответствующие отраслевые (функциональные), территориальные органы администрации МО ГО «Сыктывкар» для решения поставленных в них вопросов.

    9. Обеспечивает получение электронной почты, поступающей на электронный адрес администрации МО ГО «Сыктывкар».

    10. Осуществляет общий контроль за соблюдением сроков исполнения документов отраслевыми (функциональными), территориальными органами администрации МО ГО «Сыктывкар».

    11. Осуществляет подготовку, обобщение и представление главе администрации МО ГО «Сыктывкар» и заместителю главы администрации МО ГО «Сыктывкар», курирующему деятельность Управления, ежемесячных отчетов по исполнению документов в срок.

    12. Предоставляет информацию о месте нахождения документов, находящихся на исполнении в администрации МО ГО «Сыктывкар».

    13. Регистрирует отправляемые документы в системе электронного документооборота администрации МО ГО «Сыктывкар».

    14. Организует работу по своевременной отправке отправляемых документов (упаковка в конверт, корректное оформление конверта, взвешивание и пропуск конвертов через франкировальную машину, составление и ведение реестров отправленных документов, ведение журнала учета введенных денежных сумм и показаний счетчиков франкировальной машины, журнала учета технического обслуживания франкировальной машины).

    15. Осуществляет контроль за расходованием денежных средств и расходных материалов для франкировальной машины.

    16. Разрабатывает инструкцию по организации делопроизводства в администрации МО ГО «Сыктывкар», вносит в нее изменения.

    17. Регистрирует проекты постановлений, распоряжений администрации МО ГО «Сыктывкар» в системе электронного документооборота администрации МО ГО «Сыктывкар», проверяет правиль¬ность их оформления, готовит их на подпись главе администрации МО ГО «Сыктывкар», оформляет тексты постановлений, распоряжений на соответствующих бланках, сверяет тексты с оригиналом, размножает и рассылает согласно листу рассылки. Обеспе-чивает учет и сохранность постановлений, распоряжений администрации МО ГО «Сыктывкар», а также их первичных документов (оригиналов).

    18. Ведет электронную базу постановлений и распоряжений администрации МО ГО «Сыктывкар».

    19. Организует работу по размещению постановлений и распоряжений администрации МО ГО «Сыктывкар» в информационно-правовых системах «Консультант плюс», «Гарант».

    20. Ведет учет публикаций постановлений и распоряжений администрации МО ГО «Сыктывкар» в специальном выпуске «Деловой Сыктывкар» газеты «Панорама столицы».

    21. Направляет муниципальные нормативные правовые акты, отобранные правовым управлением администрации МО ГО «Сыктывкар», для включения в Регистр муниципальных нормативных правовых актов.

    22. Заверяет копии муниципальных правовых актов администрации муниципального образования городского округа «Сыктывкар».

    23. Осуществляет подписку на периодическую печать для главы администрации МО ГО «Сыктывкар», его заместителей, руководителей отраслевых (функциональных) органов администрации МО ГО «Сыктывкар».

    24. Обеспечивает своевременное и качественное выполнение копировально-множительных работ.

    25. Оформляет командировочные удостоверения лицам, прибывшим в администрацию МО ГО «Сыктывкар».

    26. Осуществляет проверку правильности оформления наградных материалов от юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, общественных объединений граждан, подготовку для рассмотрения и подписания их главой администрации МО ГО «Сыктывкар», оформление наградных материалов после их подписания.

    27. Ведет реестр награжденных Почетными грамотами, Благодарностями и Благодарственными письмами администрации МО ГО «Сыктывкар».

    28. Осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов, принятых на хранение архивным сектором Управления.

    29. Оказывает информационно-методическую помощь отраслевым (функциональным), территориальным органам администрации МО ГО «Сыктывкар», по вопросам составления номенклатуры дел, хранения, комплектования, учета и использования документов.

    30. Осуществляет составление номенклатуры дел администрации МО ГО «Сыктывкар».

    31. Осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в отраслевых (функциональных) органах администрации МО ГО «Сыктывкар» для передачи их на хранение.

    32. Осуществляет контроль за размещением документов в специальном помещении для хранения, их движением.

    33. Разрабатывает Положение о постоянно действующей экспертной комиссии администрации МО ГО «Сыктывкар», вносит в него изменения.

    34. Организует работу постоянно действующей экспертной комиссии администрации МО ГО «Сыктывкар».

    35. Вносит предложения главе администрации МО ГО «Сыктывкар» по развитию архивного дела, улучшению условий хранения, комплектования, учета и использования документов, приятых архивным сектором Управления на хранение.

    36. Внедряет в практику работы архивного сектора Управления рациональные системы и методы хранения, комплектования, учета и использования документов, приятых архивным сектором Управления на хранение, с использованием справочно-поисковых баз данных.

    37. Организует деятельность по своевременному и качественному рассмотрению письменных и устных обращений граждан, запросов федеральных, республиканских органов представительной и исполнительной власти, других организаций по обращениям граждан, поступающих на имя главы администрации МО ГО «Сыктывкар», заместителей главы администрации МО ГО «Сыктывкар, в адрес администрации МО ГО «Сыктывкар», в соответствии с Порядком рассмотрения обращений граждан, поступивших в администрацию МО ГО «Сыктывкар», утвержденным постановлением администрации МО ГО «Сыктывкар».

    38. Осуществляет общий контроль за соблюдением сроков исполнения обращений граждан и мониторинг деятельности отраслевых (функциональных), территориальных органов администрации МО ГО «Сыктывкар» по рассмотрению обращений граждан.

    39. Обеспечивает организацию и проведение личного приема граждан главой администрации МО ГО «Сыктывкар», заместителями главы администрации МО ГО «Сыктывкар» в соответствии с графиком личного приема граждан, утвержденным распоряжением администрации МО ГО «Сыктывкар».

    40. Готовит оперативную, обзорную и аналитическую информацию по результатам рассмотрения обращений граждан.

    41. Оказывает организационно-методическую поддержку отраслевым (функциональным), территориальным органам администрации МО ГО «Сыктывкар» по вопросам организации работы с обращениями граждан.

    42. Занимается оформлением документов: подготовкой запросов котировок, конкурсной аукционной документации, договоров на приобретение оборудования, оргтехники, мебели, хозяйственных и канцелярских товаров, документов по их поставке, приемке и учету.

    43. Обеспечивает отраслевые (функциональные) органы администрации МО ГО «Сыктывкар» канцелярскими принадлежностями, оборудованием, оргтехникой, мебелью, хозяйственными и канцелярскими товарами, ведет учет их расходования с составлением установленной отчетности.

    44. Приобретает и ведет учет сувенирной продукции.

    45. Обеспечивает сохранность мебели, принимает меры по ее восстановлению и ремонту в случае повреждения.

    46. Оформляет документы на техническое обслуживание и ремонт оргтехники и оборудования.

    47. Взаимодействует с организациями, оказывающими услуги связи, почтовые услуги, услуги по изготовлению печатной продукции.

    48. Организует поздравление ветеранов, должностных лиц с государственными праздничными датами.

    49. Обеспечивает своевременную доставку деловых бумаг, писем, пакетов до адресатов.

    50. Организует работу по материально-техническому обслуживанию совещаний, конференций, семинаров и иных мероприятий.

    51. Проводит инвентаризацию материально-технических ценностей администрации МО ГО «Сыктывкар».

    52. Обеспечивает транспортное обслуживание администрации МО ГО «Сыктывкар».

    53. Создает необходимые условия для труда работников администрации МО ГО «Сыктывкар» с обеспечением рабочих мест оргтехникой и телефонной связью.

    54. Организует деятельность по охране труда, а также соблюдению норм законодательства в области охраны труда, выполнения требований нормативно-методических документов и локальных нормативных актов по охране труда в администрации МО ГО «Сыктывкар».

    55. Проводит аттестацию рабочих мест в администрации с привлечением организации, имеющей лицензию на оказание данного вида услуги.

    56. Определяет потребности отраслевых (функциональных) органов администрации МО ГО «Сыктывкар» в необходимости приобретения канцелярских товаров, мебели, оргтехники и оборудования.

    57. Разрабатывает Регламент работы администрации МО ГО «Сыктывкар», проекты постановлений, распоряжений администрации МО ГО «Сыктывкар», решений Совета МО ГО «Сыктывкар» по вопросам в пределах компетенции Управления.

    58. Разрабатывает административные регламенты предоставления муниципальных услуг, оказываемых Управлением, согласно Реестру муниципальных услуг, предоставляемых администрацией МО ГО «Сыктывкар».

    59. Обеспечивает своевременное и полное рассмотрение обращений граждан, в соответствии с Порядком рассмотрения обращений граждан, поступающих в администрацию МО ГО «Сыктывкар».

    60. Участвует в проведении мероприятий по мобилизационной подготовке администрации МО ГО «Сыктывкар».

    61. Участвует в деятельности по предупреждению и устранению выявленных нарушений исполнительской дисциплины.

    62. Взаимодействует с отраслевыми (функциональными), территориальными органами администрации МО ГО «Сыктывкар», а также в установленном порядке с иными органами местного самоуправления, государственными органами, предприятиями, учреждениями, организациями и гражданами, по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.

    63. Осуществляет иные функции в соответствии с поручениями заместителя главы администрации МО ГО «Сыктывкар», курирующего деятельность Управления, главы администрации МО ГО «Сыктывкар».

  4. ПРАВА УПРАВЛЕНИЯ

    Управление для осуществления возложенных функций имеет право:

    1. Запрашивать и получать в установленном порядке в отраслевых (функциональных), территориальных органах администрации МО ГО «Сыктывкар» необходимые отчеты, сведения и материалы, связанные с деятельностью Управления.

    2. Осуществлять в установленном порядке взаимодействие с отраслевыми (функциональными), территориальными органами администрации МО ГО «Сыктывкар», а также с государственными органами, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями, организациями и гражданами, по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.

    3. Участвовать в совещаниях, проводимых в администрации МО ГО «Сыктывкар» по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.

    4. Проводить совещания с сотрудниками отраслевых (функциональных), территориальных органов админи¬страции МО ГО «Сыктывкар» по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.

    5. Пользоваться в установленном порядке информационными базами данных администрации МО ГО «Сыктывкар».

    6. Вносить предложения по улучшению и совершенствованию организации работы Управления.

    7. Реализовывать в установленном порядке иные права для осуществления задач, возложенных на Управление.

  5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ УПРАВЛЕНИЯ

    1. Управление возглавляет начальник Управления делами администрации МО ГО «Сыктывкар» (далее — начальник Управления), который назначается на должность и освобож¬дается от должности в соответствии с Федеральным законом «О муниципальной службе в Российской Федерации» и Трудовым кодексом Российской Федерации.

    2. Начальник Управления в своей деятельности непосредственно подчиняется заместителю главы администрации МО ГО «Сыктывкар», курирующему деятельность Управления.

    3. В период временного отсутствия начальника Управления его обязанности исполняет заместитель начальника Управления – заведующий контрольно-аналитическим отделом.

    4. Работники Управления работают в соответствии с должностными инструкциями.

    5. Работники Управления назначаются на должность и освобождаются от должности в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.

    6. Начальник Управления:

    — осуществляет руководство деятельностью Управления и несет персональную ответственность за выполнение задач и функций, возложенных на Управление;

    — осуществляет планирование деятельности Управления, разрабатывает план работы Управления, а также отчеты о его выполнении;

    — распределяет обязанности между работниками Управления, дает поручения, обязательные для исполнения работниками Управления;

    — представляет в установленном порядке заместителю главы администрации МО ГО «Сыктывкар», курирующему деятельность Управления, кандидатуры для назначения на должность работников Управления и вносит предложения об освобождении их от должности;

    — вносит предложения о структуре Управления;

    — вносит предложения о поощрении работников Управления и применении к ним мер дисциплинарного воздействия.

  6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТНИКОВ УПРАВЛЕНИЯ

    1. Работники Управления несут ответственность за невыполнение и (или) ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Республики Коми.